今年的超级厄尔尼诺统治下的中国大部分地区天气就像蛇精病一样，要么阴雨连天要么就热成狗。每到通勤时间，从地铁公交上满身汗味潮乎乎地挤下来，就有一种一整天都不好了的感觉，当然这跟今天是周一可能也有点关系。没有可靠的空调系统，你还可以“心静自然凉”——数个钱试试吧。最近，来自瑞士的研究人员发现，在数钱后，人们感知中的温度会短暂变低一些。
纳尼，赶紧去数个钱冷静一下！打开钱包点了一遍，从里凉到外。好吧，我还是老老实实滚去整理工作资料。话说回来，同样是点一沓纸，金钱的力量就是这么强大，我整着文件资料一点也没感觉到达到“自然凉”级别的注意力集中度。不过，当我馒头大汗整完了堆积如山的文书和电脑文件之后，确实是凉快了不少。已经完成的工作和待处理的工作任务分门别类，看起来清晰有序，处理起来也没那么着急上火了。
现在电子化办公盛行的背景下，繁忙的工作就像浏览器的痕迹一样，在各处留下了记录，同时有效信息迷失在海量的信息里。因此，定期整理工作资料是个提高工作效率的好办法，尤其对知识型工作者来说各种储存形式和主题的资料日日积累，再好的记性也Hold不住。再者，其实人对可靠的记录有心理依赖性，譬如自从有了手机通讯录还有几个人记得别人的电话号码呢，这从另一方面来看也是大脑资源的节省，可以有余裕深入思考其他问题。
专业化办公
首先，公司对文件的整理归档有要求的要及时合规地处理文件。比如日常工作就是对这些文件标明日期，按月份分类。整理完之后必须再把文件做成电子档案，备份在电脑里保存起来。整理好的文件放到文件夹里保存在档案柜里。到每个月的月底盘点客户资料和商品信息等，然后对整理好的文件进行信息备份。重要文件要注意保密性。例如公司内部信息、客户资料、文件、人事、档案、客户资料、商品信息这些都是很重要的资料，应该是严格保管的。不能码放在开放位置，需要锁在抽屉或柜子里，电子档案里面的重要文件也得做备份并设置密码，防止无关人员打开查阅。
现在大部分办公桌都是一格一格的小格子，或许你认为这是相对私人的地方，和实际工作成果没有太大关系。但是请注意，办公桌也是体现价值的地方，所以要让办公桌也变得专业化。
（1）不能太乱。
很多人的办公桌都是乱七八糟的，各种各样的文件摆在那里，太乱的话很容易给别人这个人工作没有条理的印象。
（2）不能太整洁。
如果你办公桌上什么都没有太整洁了，那别人会觉得你根本没事做。
（3）不能有太多装饰品。
曾经我的同事中有一个人的办公桌可以看作是一个礼品店，各种各样的娃娃还有各种小东西，可能她自己觉得这样很有创意，但是别人都在背后说她。
（4）跟业务无关或跟你的调不符的书不要放在桌上。
白天你可以把文件或资料放在桌上，但是下班的时候一定要整理好，重要的资料一定要放在抽屉里（最好是锁着）。而且现实生活中有些上司习惯下班以后转一圈看看下属的办公桌，一是看看你的桌上有没有公司重要的资料敞开着，二是通过你办公桌上的东西看看你最近的动向（如果你桌上有“12个方法教你找好工作”之类的书，那你应该是有跳槽的打算了吧？）
整理电脑文件
现代办公离不开一台电脑，但是相对于纸质文件需要搬来搬去，电脑文件很多基本上是按需搜索一下，平时堆积在桌面上的状态。这样导致开机速度变慢，而且重装系统有丢失资料的危险；完整资料寻找困难，同一个客户的资料常常分布在不同的盘里面；还有万恶的“新建文件夹”，不知道里面有什么内容，需要每次打开看；同事之间发资料，命名不规范，导致误导，误删。
整理电脑资料从硬盘分区做起，C盘，安装系统，软件；D盘，工作资料；E盘，学习资料，私人资料；F盘，软件，其他资料，备份资料。文件夹命名规则要统一，不同场景，不同人，不同需求，命名不一样，根据情况自己调整，合适才是最好的；比如有的人文件不多，他只需要简单的命名就行，比如“文件名_日期”这样的命名就够用了。
整理电脑是个累人的活，特别是对于电脑之前存了很多文件的朋友，要整理归类，是很痛苦的。不过，要明白先苦后甜的道理，现在的短暂辛苦，换来的是以后高效和轻松。
坚持规范
心态永远是最重要的。如果你感觉这个对你没有用处，无法帮到你的话，那么建议你还是先不要去做大量整体整理，可以先从最简单的做起，先把“新来”的资料分类处理。
确定要做了，立即着手做，其实花不了太多时间，可以分批次进行。及时整理归类,每天每周每月都做一次整理。文件新建后，理解重命名，规范命名，而不是让其为新建文件夹或者新建工作表、新建文档。坚持按要求规范文件归类和命名。
资料整理还有一个好处，使你对工作脉络比较熟悉（有时看到“新闻”就专门搜集相关“旧闻”），碰到一些跨越多年的复杂交易，在文件中快进快退都不至于把自己搞晕。
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