像数钱一样整理工作资料

作者:51金融圈    来源:51金融圈    发布:2015-06-29 17:23:43    浏览:302

今年的超级厄尔尼诺统治下的中国大部分地区天气就像蛇精病一样,要么阴雨连天要么就热成狗。每到通勤时间,从地铁公交上满身汗味潮乎乎地挤下来,就有一种一整天都不好了的感觉,当然这跟今天是周一可能也有点关系。没有可靠的空调系统,你还可以“心静自然凉”——数个钱试试吧。最近,来自瑞士的研究人员发现,在数钱后,人们感知中的温度会短暂变低一些。

纳尼,赶紧去数个钱冷静一下!打开钱包点了一遍,从里凉到外。好吧,我还是老老实实滚去整理工作资料。话说回来,同样是点一沓纸,金钱的力量就是这么强大,我整着文件资料一点也没感觉到达到“自然凉”级别的注意力集中度。不过,当我馒头大汗整完了堆积如山的文书和电脑文件之后,确实是凉快了不少。已经完成的工作和待处理的工作任务分门别类,看起来清晰有序,处理起来也没那么着急上火了。

现在电子化办公盛行的背景下,繁忙的工作就像浏览器的痕迹一样,在各处留下了记录,同时有效信息迷失在海量的信息里。因此,定期整理工作资料是个提高工作效率的好办法,尤其对知识型工作者来说各种储存形式和主题的资料日日积累,再好的记性也Hold不住。再者,其实人对可靠的记录有心理依赖性,譬如自从有了手机通讯录还有几个人记得别人的电话号码呢,这从另一方面来看也是大脑资源的节省,可以有余裕深入思考其他问题。


专业化办公

首先,公司对文件的整理归档有要求的要及时合规地处理文件。比如日常工作就是对这些文件标明日期,按月份分类。整理完之后必须再把文件做成电子档案,备份在电脑里保存起来。整理好的文件放到文件夹里保存在档案柜里。到每个月的月底盘点客户资料和商品信息等,然后对整理好的文件进行信息备份。重要文件要注意保密性。例如公司内部信息、客户资料、文件、人事、档案、客户资料、商品信息这些都是很重要的资料,应该是严格保管的。不能码放在开放位置,需要锁在抽屉或柜子里,电子档案里面的重要文件也得做备份并设置密码,防止无关人员打开查阅。

现在大部分办公桌都是一格一格的小格子,或许你认为这是相对私人的地方,和实际工作成果没有太大关系。但是请注意,办公桌也是体现价值的地方,所以要让办公桌也变得专业化。
(1)不能太乱。
很多人的办公桌都是乱七八糟的,各种各样的文件摆在那里,太乱的话很容易给别人这个人工作没有条理的印象。
(2)不能太整洁。
如果你办公桌上什么都没有太整洁了,那别人会觉得你根本没事做。
(3)不能有太多装饰品。
曾经我的同事中有一个人的办公桌可以看作是一个礼品店,各种各样的娃娃还有各种小东西,可能她自己觉得这样很有创意,但是别人都在背后说她。
(4)跟业务无关或跟你的调不符的书不要放在桌上。

白天你可以把文件或资料放在桌上,但是下班的时候一定要整理好,重要的资料一定要放在抽屉里(最好是锁着)。而且现实生活中有些上司习惯下班以后转一圈看看下属的办公桌,一是看看你的桌上有没有公司重要的资料敞开着,二是通过你办公桌上的东西看看你最近的动向(如果你桌上有“12个方法教你找好工作”之类的书,那你应该是有跳槽的打算了吧?)


整理电脑文件

现代办公离不开一台电脑,但是相对于纸质文件需要搬来搬去,电脑文件很多基本上是按需搜索一下,平时堆积在桌面上的状态。这样导致开机速度变慢,而且重装系统有丢失资料的危险;完整资料寻找困难,同一个客户的资料常常分布在不同的盘里面;还有万恶的“新建文件夹”,不知道里面有什么内容,需要每次打开看;同事之间发资料,命名不规范,导致误导,误删。

整理电脑资料从硬盘分区做起,C盘,安装系统,软件;D盘,工作资料;E盘,学习资料,私人资料;F盘,软件,其他资料,备份资料。文件夹命名规则要统一,不同场景,不同人,不同需求,命名不一样,根据情况自己调整,合适才是最好的;比如有的人文件不多,他只需要简单的命名就行,比如“文件名_日期”这样的命名就够用了。

整理电脑是个累人的活,特别是对于电脑之前存了很多文件的朋友,要整理归类,是很痛苦的。不过,要明白先苦后甜的道理,现在的短暂辛苦,换来的是以后高效和轻松。


坚持规范

心态永远是最重要的。如果你感觉这个对你没有用处,无法帮到你的话,那么建议你还是先不要去做大量整体整理,可以先从最简单的做起,先把“新来”的资料分类处理。

确定要做了,立即着手做,其实花不了太多时间,可以分批次进行。及时整理归类,每天每周每月都做一次整理。文件新建后,理解重命名,规范命名,而不是让其为新建文件夹或者新建工作表、新建文档。坚持按要求规范文件归类和命名。

资料整理还有一个好处,使你对工作脉络比较熟悉(有时看到“新闻”就专门搜集相关“旧闻”),碰到一些跨越多年的复杂交易,在文件中快进快退都不至于把自己搞晕。

51金融圈原创文章,转载请注明出处。


如果你要找金融公司职位或者招聘金融人才,扫描下方二维码或者直接站内联系我们。51金融圈网站有百万金融人才简历和上万家金融公司合作,更有专业的猎头服务和金融薪酬报告,心动不如行动,还不赶快联系我们!
51金融圈